Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der
außerordentlichen Hauptversammlung
der windeln.de SE
am Mittwoch, den 9. Januar 2019, um 11:00 Uhr,
in der
Münchner Künstlerhaus-Stiftung,
Lenbachplatz 8, 80333 München
ein.
Tagesordnung
| 1. |
Beschlussfassung über die Herabsetzung des Grundkapitals nach den Vorschriften über die ordentliche Kapitalherabsetzung nach §§ 222 ff. AktG durch Zusammenlegung der Aktien sowie entsprechende Satzungsänderung Zum Zwecke der Anpassung des Grundkapitals an die geänderten Vermögensverhältnisse der Gesellschaft sollen im Wege der ordentlichen Kapitalherabsetzung Verluste gedeckt werden. In Anbetracht der bei der Gesellschaft aufgelaufenen Verluste soll das Grundkapital der Gesellschaft im Wege einer ordentlichen Kapitalherabsetzung durch Zusammenlegung von Aktien im Verhältnis 10 : 1 von EUR 31.136.470,00 auf EUR 3.113.647,00 herabgesetzt werden. Diese Maßnahme soll auch dazu dienen, der Gesellschaft wieder die Möglichkeit zu eröffnen, durch Ausgabe von neuen Aktien Finanzmittel am Kapitalmarkt aufzunehmen. Durch die vorgeschlagene Zusammenlegung der Aktien verringert sich die Anzahl der Aktien der Gesellschaft, ohne dass das Vermögen der Gesellschaft angetastet wird. Mit Durchführung der Maßnahme erhöht sich daher der Aktienkurs in dem Verhältnis, in dem die Aktien zusammengelegt werden. Infolge der Maßnahme soll sich der Aktienkurs künftig wieder oberhalb von EUR 1,00, dem gesetzlich vorgesehenen Mindestausgabebetrag bei Kapitalerhöhungen, bewegen. Durch die Kapitalherabsetzung werden das bestehende genehmigte Kapital nach § 4 Abs. 2 der Satzung sowie die bedingten Kapitalia nach § 4 Abs. 3, 4 und 5 der Satzung nicht berührt. Der Vorstand verpflichtet sich jedoch freiwillig, nach Durchführung der Kapitalherabsetzung das genehmigte Kapital nur in einem Umfang heranzuziehen, der 50 % des zum Zeitpunkt der Ausnutzung bestehenden Grundkapitals nicht überschreitet. Ferner wird sich auch ein erleichterter Bezugsrechtsausschluss in entsprechender Anwendung von § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG im Rahmen einer Ausnutzung des genehmigten Kapitals ebenfalls an dem zum Zeitpunkt der Ausnutzung bestehenden Grundkapital orientieren. Ferner verpflichtet sich der Vorstand freiwillig, nach Durchführung der Kapitalherabsetzung die bedingten Kapitalia nur in einem Umfang heranzuziehen, der 50 % (bedingtes Kapital nach § 4 Abs. 3 der Satzung) bzw. 10 % (bedingtes Kapital nach § 4 Abs. 4 und 5 der Satzung) des zum Zeitpunkt der Ausnutzung bestehenden Grundkapitals nicht überschreitet. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:
|
||||||||||
| 2. |
Beschlussfassung über die Erhöhung des Grundkapitals der Gesellschaft um bis zu EUR 9.000.000,00 durch Barkapitalerhöhung unter Gewährung von Bezugsrechten Die unter vorstehendem Tagesordnungspunkt 1 vorgeschlagene Herabsetzung des Grundkapitals der Gesellschaft auf EUR 3.113.647,00 im Verhältnis 10 : 1 wird aller Voraussicht nach zu einer Erhöhung des Börsenkurses der Aktien der Gesellschaft auf einen Wert oberhalb des gesetzlichen Mindestausgabebetrags führen. Die so gewonnene Möglichkeit zur Durchführung einer Kapitalerhöhung soll für eine Kapitalerhöhung gegen Bareinlage unter Wahrung der Bezugsrechte der Aktionäre genutzt werden. Im Rahmen dieser Bezugsrechtskapitalerhöhung soll das Grundkapital der Gesellschaft um bis zu EUR 9.000.000,00 auf bis zu EUR 12.113.647,00 erhöht werden. Angestrebt wird ein Emissionserlös im hohen einstelligen Millionen Euro Bereich. Den Aktionären wird ein mittelbares Bezugsrecht eingeräumt, d.h. dass ein durch den Vorstand bestimmtes Kreditinstitut die neuen Aktien mit der Verpflichtung übernimmt, sie den Aktionären zum Bezug anzubieten. Das konkrete Bezugsverhältnis wird vom Umfang der Kapitalerhöhung abhängen, welches der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats festsetzen wird. Für etwaige Spitzen, die sich aus der Ermöglichung eines praktikablen Bezugsverhältnisses ergeben, wird das Bezugsrecht ausgeschlossen. Die Bezugsfrist soll zeitnah nach Eintragung der unter Tagesordnungspunkt 1 vorgeschlagenen Kapitalherabsetzung in das Handelsregister in Gang gesetzt werden. Das konkret angestrebte Volumen und das Bezugsverhältnis wird zu Beginn der Bezugsfrist mitgeteilt werden. Der Bezugspreis pro neuer Aktie wird durch den Vorstand, voraussichtlich spätestens drei Tage vor Ablauf der Bezugsfrist (gegebenenfalls bereits zu Beginn der Bezugsfrist), festgelegt werden. Der Bezugspreis wird unmittelbar nach Festlegung in einer Ad hoc-Mitteilung über ein elektronisches Informationssystem und auf der Website der Gesellschaft sowie im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:
|
Bericht des Vorstands an die Hauptversammlung zu Punkt 2 der Tagesordnung gemäß § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG über den Bezugsrechtsausschluss für Spitzenbeträge
Der Beschlussvorschlag zu Tagesordnungspunkt 2 ermöglicht den Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge im Rahmen der vorgeschlagenen Kapitalerhöhung. Grundsätzlich wird den Aktionären im Rahmen der vorgeschlagenen Kapitalerhöhung das gesetzlich vorgesehene Bezugsrecht gewährt. Lediglich für sich etwa ergebende Spitzenbeträge soll das Bezugsrecht ausgeschlossen werden. Solche Spitzenbeträge können sich aus dem Betrag des Erhöhungsvolumens und der Darstellung eines praktikablen Bezugsverhältnisses ergeben. Ein Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge ist sinnvoll und üblich, denn er erleichtert die Abwicklung der Kapitalerhöhung und hilft, ein praktisch verwertbares Bezugsverhältnis herzustellen. Ferner stehen die Kosten des Bezugsrechtshandels bei Spitzenbeträgen in keinem vertretbaren Verhältnis zum Vorteil der Aktionäre. Die vom Bezugsrecht ausgeschlossenen freien Spitzen werden entweder durch Verkauf über die Börse oder in sonstiger Weise bestmöglich für die Gesellschaft verwertet. Durch die Beschränkung auf Spitzenbeträge erleiden die Aktionäre keine nennenswerte Verwässerung; sie ist nach Ansicht des Vorstands grundsätzlich sachlich gerechtfertigt und angemessen.
Der vorstehende Bericht ist auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://corporate.windeln.de/
unter der Rubrik „Investor Relations“, „Hauptversammlung“ ab dem Tag der Einberufung der Hauptversammlung zugänglich. Er wird auch während der Hauptversammlung ausliegen.
WEITERE ANGABEN UND HINWEISE ZUR HAUPTVERSAMMLUNG
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 31.136.470,00 und ist in 31.136.470 auf den Inhaber lautende Stückaktien eingeteilt. Die Gesamtzahl der Stimmrechte entspricht der Gesamtzahl der Aktien und beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 31.136.470. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung – in Person oder durch Bevollmächtigte – und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet haben und ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben.
Die Anmeldung muss in deutscher oder in englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) erfolgen und der Gesellschaft spätestens bis Mittwoch, den 2. Januar 2019, 24:00 Uhr (MEZ), (Anmeldefrist) unter der folgenden Adresse zugehen:
|
windeln.de SE |
Der Nachweis des Aktienbesitzes ist durch einen in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten besonderen Nachweis über den Anteilsbesitz durch das depotführende Institut zu erbringen. Der besondere Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also den 19. Dezember 2018, 0:00 Uhr (MEZ), zu beziehen (Nachweisstichtag) und muss der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse spätestens am Mittwoch, den 2. Januar 2019, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen.
Die Aktionäre erhalten nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes Eintrittskarten für die Hauptversammlung. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig eine Eintrittskarte bei ihrem depotführenden Institut anzufordern. Die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden in diesen Fällen in der Regel direkt durch das depotführende Institut vorgenommen. Aktionäre, die rechtzeitig eine Eintrittskarte für die Hauptversammlung über ihr depotführendes Institut anfordern, brauchen deshalb in der Regel nichts weiter zu veranlassen. Im Zweifel sollten sich die Aktionäre bei ihrem depotführenden Institut erkundigen, ob dieses für sie die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes vornimmt. Eintrittskarten sind reine Organisationsmittel und stellen keine zusätzliche Teilnahmebedingung dar.
Wir bitten um Verständnis, dass für jedes Aktiendepot grundsätzlich nur bis zu zwei Eintrittskarten für die Hauptversammlung ausgestellt werden.
Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag (Record Date) erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Das heißt, Veräußerungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien in der Hauptversammlung nur teilnahme- und stimmberechtigt, wenn der Gesellschaft form- und fristgerecht eine Anmeldung nebst Nachweis des Anteilsbesitzes des bisherigen Aktionärs zugeht und dieser den neuen Aktionär bevollmächtigt oder zur Rechtsausübung ermächtigt. Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für eine eventuelle Dividendenberechtigung.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Bevollmächtigung eines Dritten
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend im Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ beschrieben, erforderlich.
Wenn weder ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG oder § 135 Abs. 10 in Verbindung mit § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Person, Institution oder Unternehmen zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt werden, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft nach § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG und § 15 Abs. 4 der Satzung der Gesellschaft der Textform. Zur Erteilung der Vollmacht kann das Vollmachtsformular verwendet werden, das die Aktionäre nach der Anmeldung zusammen mit der Eintrittskarte erhalten.
Für die Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten gegenüber der Gesellschaft bietet die Gesellschaft an, dass die Aktionäre den Nachweis in Textform an die folgende E-Mail-Adresse übermitteln:
[email protected]
Die Bevollmächtigung kann jedoch auch am Tag der Hauptversammlung bei der Ein- und Ausgangskontrolle nachgewiesen werden.
Bei der Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG oder § 135 Abs. 10 in Verbindung mit § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Personen, Instituten oder Unternehmen, gilt das Textformerfordernis nach § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG und § 15 Abs. 4 der Satzung der Gesellschaft nicht. Allerdings sind in diesen Fällen die Regelungen in § 135 AktG sowie möglicherweise weitere Besonderheiten zu beachten, die von den jeweils zu Bevollmächtigenden vorgegeben werden und bei diesen zu erfragen sind.
Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch von der windeln.de SE als Stimmrechtsvertreter benannte Mitarbeiter der Gesellschaft bei der Ausübung ihres Stimmrechts vertreten zu lassen. Dem Stimmrechtsvertreter müssen dazu Vollmacht sowie ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu jedem relevanten Tagesordnungspunkt erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Auch im Falle der Bevollmächtigung eines Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend im Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ beschrieben, erforderlich.
Vollmacht und Stimmrechtsweisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können in Textform unter Verwendung des hierfür mit der Eintrittskarte übersandten Vollmachts- und Weisungsformulars erteilt werden.
Bereits vor der Hauptversammlung in Textform erteilte Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen spätestens bis Dienstag, 8. Januar 2019, 18:00 Uhr (MEZ), unter folgender Adresse eingegangen sein:
|
windeln.de SE |
Sollte der Aktionär oder eine sonst von ihm bevollmächtigte Person an der Hauptversammlung persönlich teilnehmen, wird eine zuvor erteilte Vollmacht an die von der Gesellschaft als Stimmrechtsvertreter benannten Mitarbeiter nebst Weisungen gegenstandslos. In der Hauptversammlung selbst können Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bis zum Ende der Generaldebatte durch Verwendung des auf dem Stimmbogen vorgesehenen Vollmachts- und Weisungsformulars und Abgabe an der Ein- und Ausgangskontrolle erteilt werden.
Recht der Aktionäre auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG in Verbindung mit Art. 56 SE-VO und § 50 Abs. 2 SEAG
Aktionäre, deren Anteile zusammen einen anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR 500.000,00 erreichen, dies entspricht 500.000 nennwertlosen Stückaktien, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden.
Ein solches Verlangen muss schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft gerichtet und der Gesellschaft spätestens am Sonntag, den 9. Dezember 2018, 24:00 Uhr (MEZ), zugegangen sein. Später zugegangene Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt.
Etwaige Ergänzungsverlangen bitten wir an folgende Adresse zu übermitteln:
|
windeln.de SE |
Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Bekanntzumachende Ergänzungsverlangen werden, sofern nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht, unverzüglich in der gleichen Weise wie die Einberufung bekannt gemacht.
Gegenanträge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 AktG
Jeder Aktionär hat das Recht, in der Hauptversammlung Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung zu stellen.
Gegenanträge können der Gesellschaft ferner auch vor der Hauptversammlung an folgende Adresse übermittelt werden:
|
windeln.de SE |
Zugänglich zu machende Gegenanträge, die der Gesellschaft bis spätestens Dienstag, den 25. Dezember 2018, 24:00 Uhr (MEZ), unter der vorstehenden Adresse zugehen, werden einschließlich des Namens des Aktionärs sowie eventueller Stellungnahmen der Verwaltung unverzüglich auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://corporate.windeln.de/
unter der Rubrik „Investor Relations“, „Hauptversammlung“ zugänglich gemacht. Gegenanträge, die nicht an die vorgenannte Adresse der Gesellschaft adressiert sind oder verspätet eingehen, werden von der Gesellschaft nicht im Internet veröffentlicht.
Die Gesellschaft kann ferner auch unter bestimmten weiteren, in § 126 Abs. 2 AktG näher geregelten Voraussetzungen von der Zugänglichmachung ganz oder teilweise absehen oder Gegenanträge zusammenfassen.
Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Wir weisen darauf hin, dass Gegenanträge, die der Gesellschaft vorab übermittelt wurden, in der Hauptversammlung nur Beachtung finden, wenn sie dort nochmals gestellt bzw. unterbreitet werden.
Auskunftsrechte der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist (vgl. § 131 Abs. 1 AktG). Das Auskunftsrecht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen. Unter bestimmten, in § 131 Abs. 3 AktG genannten Voraussetzungen darf der Vorstand die Auskunft verweigern.
Gemäß § 16 Abs. 2 Satz 3 der Satzung der Gesellschaft kann der Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre und Informationen gemäß § 124a AktG
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2 AktG in Verbindung mit Art. 56 SE-VO und § 50 Abs. 2 SEAG, und §§ 126 Abs. 1, 131 Abs. 1 AktG sowie die Informationen nach § 124a AktG werden auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://corporate.windeln.de/
unter der Rubrik „Investor Relations“, „Hauptversammlung“ zugänglich gemacht.
Sämtliche der Hauptversammlung kraft Gesetzes zugänglich zu machenden Unterlagen und Informationen werden auch in der Hauptversammlung zur Einsicht ausliegen.
Hinweise zum Datenschutz
Die Gesellschaft verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO personenbezogene Daten: Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls den Namen des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters), persönliche Daten (z.B. Name), Informationen über die Aktien (z.B. Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Gesellschaft wird gesetzlich vertreten durch ihren Vorstand, namentlich Herrn Matthias Peuckert und Herrn Dr. Nikolaus Weinberger.
Die Kontaktdaten der Gesellschaft als verantwortliche Stelle lauten:
|
windeln.de SE |
Soweit die personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären und Aktionärsvertretern im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben werden, übermittelt die depotführende Bank oder ein in den Anmeldevorgang eingebundener Dritter die personenbezogenen Daten der Aktionäre oder Aktionärsvertreter an die Gesellschaft.
Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung nach Maßgabe des Aktiengesetzes durchzuführen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle.
Die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter werden ausschließlich zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung der Hauptversammlung verarbeitet, insbesondere bei der Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses und der Stimmbögen und zur Erstellung der Niederschrift über den Verlauf der Hauptversammlung. Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten auch aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO bzw. vor dem 25. Mai 2018 §§ 4 und 28 Bundesdatenschutzgesetz.
Die personenbezogenen Daten werden ferner zu statistischen Zwecken verarbeitet, z.B. zur Darstellung der Entwicklung der Aktionärsstruktur oder der Handelsvolumina. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) und Abs. 4 DS-GVO.
Hinsichtlich der Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen von Aktionären wird ergänzend auf die Erläuterungen in der Einladung im Abschnitt „Gegenanträge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 AktG“ verwiesen.
Die Gesellschaft gibt die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Ausnahmsweise erhalten Dritte, welche zum Zweck der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, von der Gesellschaft solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Sie verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Bei solchen Dritten handelt es sich z.B. um Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa Hauptversammlungsagenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer.
Sollte eine Übermittlung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erforderlich sein, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können unter den oben genannten Kontaktdaten angefordert werden.
Die Gesellschaft speichert – vorbehaltlich nach der Hauptversammlung in Kraft tretender gesetzlicher Vorschriften – die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter aufgrund gegenwärtiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für einen Zeitraum von zehn Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres 2019. Im Einzelfall kann es zu einer längeren Speicherung der personenbezogenen Daten kommen, wenn die weitere Verarbeitung der Daten noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung notwendig ist.
Den Aktionären und Aktionärsvertretern stehen die Rechte nach Kapitel III der DS-GVO zu, namentlich ein Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DS-GVO, das Recht, nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten oder nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO die unverzügliche Löschung der personenbezogenen Daten zu verlangen, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen und das Recht, nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO die personenbezogenen Daten in einem die gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit).
Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
|
windeln.de SE |
Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht, insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, die am Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort des Aktionärs oder Aktionärsvertreters zuständig ist, oder des Bundeslandes, in dem der mutmaßliche Verstoß begangen wurde, zu.
Die Aktionäre und Aktionärsvertreter erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
|
windeln.de SE |
Die Informationen zum Datenschutz sind zudem abrufbar auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://corporate.windeln.de/
unter der Rubrik „Investor Relations“, „Hauptversammlung“.
München, im Dezember 2018
windeln.de SE
Der Vorstand
PRESSEKONTAKT
Centurion Invest & Projektgesellschaft mbH & Co. Immobilien KG
Sabrina Staurer
Gleiwitzer Str. 5a
55131 Mainz
Website: www.centurion-immo-kg.de
E-Mail : [email protected]
Telefon: +49 (0) 6131 9713720
